II. QUY TRÌNH THỰC HIỆN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ
GIẢI QUYẾT HỒ SƠ QUA DỊCH VỤ BƯU CHÍNH CÔNG ÍCH

A. Quy trình thực hiện

1. Về phía đơn vị sử dụng lao động

Bước 1: Nộp hồ sơ qua chuyển phát bưu điện

- Đơn vị sử dụng lao động có yêu cầu về giao dịch thủ tục hành chính với cơ quan BHXH tại đơn vị thì thực hiện đăng ký qua điện thoại về thời gian nộp hồ sơ với bưu điện trên địa bàn có địa chỉ gần với trụ sở đang đóng.

- Đơn vị sử dụng lao động bố trí nhân viên để thực hiện giao và nhận hồ sơ với đơn vị Bưu điện.

- Đơn vị sử dụng lao động chuẩn bị hồ sơ giao nộp đầy đủ, sắp xếp hồ sơ trình tự và gọn gàng dễ kiểm đếm. Đối với mỗi loại hồ sơ được lập 03 bảng kê nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, 01 bảng kê đính kèm vào hồ sơ (bảng kê được đăng tải trên trang thông tin điện tử địa chỉ http://bhxhthuathienhue.vn). Phân loại hồ sơ theo từng loại lĩnh vực hồ sơ; kiểm tra chặt chẽ đúng quy định để tránh tình trạng trả lại hồ sơ do không được giải quyết.

- Nhân viên phụ trách công tác BHXH của đơn vị kê khai đầy đủ các thông tin trên bảng kê nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả như: Họ tên người nộp hồ sơ, địa chỉ Email (nếu có), số điện thoại cố định hoặc số điện thoại di động để liên hệ, tên đơn vị, mã đơn vị, địa chỉ đơn vị, thành phần thủ tục hồ sơ.

- Bàn giao toàn bộ hồ sơ cần nộp cho nhân viên bưu điện, ký xác nhận và ghi rõ họ tên trên từng bảng kê bàn giao hồ sơ, mỗi loại bảng kê giữ lại 01 bản để nhận lại kết quả thủ tục hành chính sau khi được giải quyết.

Bước 2: Nhận hồ sơ qua chuyển phát bưu điện

- Nhận hồ sơ từ phía Bưu điện tại đơn vị sử dựng lao động, kiểm tra đối chiếu hồ sơ đã nhận; nộp lại bảng kê nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho nhân viên bưu điện.

2. Về phía đơn vị Bưu điện

Bước 1: Nhận hồ sơ tại đơn vị sử dụng lao động

- Hệ thống bưu điện xác nhận thông tin đăng ký của đơn vị, sắp xếp lịch và lộ trình tuyến đường đi để bố trí nhân viên về nhận hồ sơ tại đơn vị.

- Nhân viên của bưu điện kiểm đếm thành phần, số lượng hồ sơ, đầy đủ so với bảng kê nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả của đơn vị sử dụng lao động; ký xác nhận và ghi rõ họ tên, ngày tháng năm nhận hồ sơ trên 03 bảng kê nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả đối với từng loại hồ sơ, 01 bảng kê giao lại cho nhân viên của đơn vị sử dụng lao động. Đưa toàn bộ hồ sơ vào một phong bì đựng hồ sơ; ghi rõ thông tin của đơn vị, người nộp hồ sơ và xác nhận để niêm phong hồ sơ, đính kèm 01 bảng kê ở trên phong bì của hồ sơ.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH

- Nhân viên của bưu điện nộp hồ sơ tại bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả thuộc cơ quan BHXH. Hồ sơ nộp vào buổi sáng chậm nhất đến 10 giờ và hồ sơ nộp vào buổi chiều chậm nhất vào 16 giờ (tính theo ngày làm việc).

- Nhân viên Bưu điện mở phong bì giao nộp hồ sơ cho viên chức tại Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả thuộc cơ quan BHXH. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không đủ điều kiện giải quyết thì nhận lại hồ sơ cùng phiếu trả lời bổ sung hồ sơ theo (Mẫu 02/PHD) từ bộ phận Tiếp nhận và hẹn trả kết quả để trả lại hồ sơ cho đơn vị sử dụng lao động. Trường hợp đầy đủ hồ sơ và đủ điều kiện giải quyết thì nhận 01 bảng kê nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả có ký xác nhận của viên chức tại bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.

Bước 3: Nhận kết quả hồ sơ tại cơ quan BHXH

- Nhân viên bưu điện căn cứ trên bảng kê nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả hoặc thông báo của cơ quan BHXH nhận kết quả giải quyết hồ sơ để trả cho đơn vị sử dụng lao động được kịp thời.

- Nhân viên bưu điện kiểm tra, kiểm đếm số lượng thành phần hồ sơ trả kết quả và ký xác nhận trên sổ theo dõi trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính (Mẫu số 07/TKQ). Nộp lại 01 bảng kê nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.

Bước 4: Trả kết quả hồ sơ tại đơn vị sử dụng lao động:

- Nhân viên bưu điện chuyển trả hồ sơ tại đơn vị sử dụng lao động sau khi nhận được kết quả giải quyết hồ sơ tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả và chậm nhất vào ngày ghi trên bảng kê nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả của cơ quan BHXH.

- Thực hiện thu hồi bảng kê nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả của đơn vị sử dụng lao động đối với loại hồ sơ đã trả kết quả.

3. Về phía cơ quan BHXH

Bước 1: Nhận hồ sơ do bưu điện giao nộp

- Viên chức tại bộ phận tiếp nhận và hẹn trả kết quả thuộc cơ quan BHXH thực hiện kiểm tra, đối chiếu hồ sơ của đơn vị Bưu điện giao nộp.

+ Đối với hồ sơ đầy đủ và hợp lệ thì ký xác nhận, ghi ngày hẹn trả kết quả trên 02 bảng kê nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. Thực hiện nhập vào chương trình tiếp nhận hồ sơ. Trong đó: 01 bản gửi cho nhân viên bưu điện làm cơ sở để hẹn trả kết quả hồ sơ, 01 bản đính kèm theo hồ sơ đã được tiếp nhận để chuyển cho phòng, bộ phận nghiệp vụ giải quyết.

+ Đối với hồ sơ chưa đầy đủ và chưa hợp lệ thì lập phiếu trả lời bổ sung hồ sơ theo (Mẫu 02/PHD), nêu rõ nguyên nhân trả lại hồ sơ, hướng dẫn chi tiết cụ thể những giấy tờ còn thiếu, những nội dung còn sai sót; ký và ghi rõ tên người hướng dẫn để nhân viên bưu điện chuyển trả cho đơn vị sử dụng lao động.

Bước 2: Chuyển hồ sơ cho các bộ phận nghiệp vụ giải quyết

- Viên chức tại bộ phận tiếp nhận và hẹn trả kết quả sau khi tiếp nhận hồ sơ từ nhân viên của bưu điện thực hiện in 02 bản Danh sách bàn giao hồ sơ đề nghị giải quyết thủ tục hành chính (Mẫu số 05/TNG) từ chương trình phần mềm có ký xác nhận kèm theo hồ sơ để chuyển cho các phòng, bộ phận nghiệp vụ giải quyết.

- Viên chức tại phòng, bộ phận nghiệp vụ tiếp nhận hồ sơ đề nghị giải quyết từ bộ phận Tiếp nhận và hẹn trả kết quả để giải quyết.

+ Đối với hồ sơ đảm bảo và hợp lý thì thực hiện giải quyết và trình lãnh đạo BHXH ký để chuyển trả kết quả.

+ Đối với hồ sơ chưa đảm bảo và chưa hợp lý thì thực hiện xây dựng văn bản trình Trưởng phòng ký thừa lệnh Giám đốc để trả lại hồ sơ; thời gian trả lại hồ sơ không quá 1/2 thời gian ghi trên bảng kê nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.

Bước 3: Nhận kết quả hồ sơ từ các bộ phận nghiệp vụ chuyển trả

- Viên chức tại phòng, bộ phận nghiệp vụ chuyển trả kết quả hồ sơ kèm theo Danh sách bàn giao hồ sơ đã giải quyết thủ tục hành chính (Mẫu số 06/NVG) có ký xác nhận chuyển bộ phận Tiếp nhận và hẹn trả kết quả để trả cho đơn vị bưu điện.

- Viên chức tại bộ phận Tiếp nhận và hẹn trả kết quả tiếp nhận kết quả hồ sơ của các phòng, bộ phận nghiệp vụ chuyển về. Đối với hồ sơ trả lại không được giải quyết thì liên hệ thông báo với nhân viên của đơn vị bưu điện để trả hồ sơ sớm cho đơn vị sử dụng lao động.

Bước 4. Trả kết quả hồ sơ cho bưu điện:

- Bộ phận Tiếp nhận và hẹn trả kết quả chuyển trả kết quả giải quyết hồ sơ cho nhân viên bưu điện tại bộ phận giao dịch một cửa cơ quan BHXH.

- Viên chức tại Bộ phận Tiếp nhận và hẹn trả kết quả lập sổ theo dõi trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính đối với đơn vị bưu điện (Mẫu số 07/TKQ). Yêu cầu nhân viên bưu điện ký xác nhận vào sổ (Mẫu số 07/TKQ) và thu hồi bảng kê nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả của đơn vị bưu điện đối với loại hồ sơ đã trả kết quả.

B. Thời gian giải quyết: Tương ứng với thời gian hẹn trả kết quả hồ sơ được ghi tại bảng kê nhận hồ sơ và trả kết quả.

QUAY LẠI